人材派遣で受け入れできる事務職の種類

人材派遣では次のような種類の事務職を受け入れられます。

• 一般事務
• 人事事務
• 営業事務
• 経理事務
• 金融事務
• 英文事務
• 貿易事務
• その他の事務

それぞれ任せられる業務内容や人材が持っていると望ましい資格・スキルが違うので、次項から詳しく解説します。

一般事務

一般事務では次のような仕事を任せられます。

• データ入力
• 資料作成
• 書類管理
• 電話・来客応対

専門性は高くないので、それほど高いスキルや知識を持っている必要はありません。持っていると望ましい資格・スキルは、パソコンの基本操作やMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）などです。

人事事務

人事に関する事務作業を行う人事事務では、次のような業務を任せられます。

• 採用試験に関する手続き
• 社員研修の準備
• 人事異動・転勤に関する書類の作成・手続き
• 社員の入社・退社に関する書類の作成・手続き

ルールに基づいた業務が多いので、単純作業が得意な人に向いています。持っていると望ましい資格・スキルは一般事務と同じくパソコンの基本操作やMOSなどです。

営業事務

営業職を事務作業でサポートする営業事務では次のような仕事を任せられます。

• 発注書・請求書の作成・管理
• 商品在庫の管理
• 営業職のサポート

営業職をサポートする社内業務と、顧客向けの社外業務があるため、コミュニケーション能力や臨機応変に対応できる人が望ましいでしょう。必須の資格・スキルはありませんが、パソコンの基本操作やMOSを取得している人であれば、スムーズに業務を遂行してもらえるはずです。

経理事務

経理を専門とする経理事務では、次のような業務を依頼できます。

• 売上管理・伝票仕分
• 出入金管理
• 帳簿作成
• 月次・年次決算業務

企業のお金を管理するため、簿記は必須です。さらに経済学や会計学の知識があるとなおよいでしょう。パソコン作業がメインになるため、パソコンの基本操作やMOSを取得しているかどうかもチェックしておきたいところです。

金融事務

金融事務は、銀行や証券会社などの金融機関で、金融業務関連の事務作業を任せられます。金融機関によって業務内容が変わるため一概には言えませんが、たとえば銀行であれば入出金や送金、口座の開設・解約申請などの窓口対応業務を依頼できます。

お客様に金融商品の説明をする場面も出てくるため、コミュニケーション能力はほしいところです。また、お金にまつわる計算に間違いがあってはいけないので、情報処理能力も欠かせません。必要な資格・スキでは外務員資格、一般課程試験、金融窓口サービス技能士、FP技能検定などがあります。

英文事務

英語を使用した事務全般を指す英文事務では、次のような業務を依頼できます。

• 海外の会社との電話・メール対応
• 英文の資料作成
• 翻訳・通訳業務
• 英文での見積書・納品書・請求書の作成

英文事務ではビジネス用語などの専門用語が飛び交うため、留学経験がある人やTOEIC600点以上を取得したことがあるなど、英語力に長けている人が最適です。

貿易事務

貿易に関する事務を担当する貿易事務の主な仕事は次のとおりです。

• 貿易書類の作成・確認
• 出荷・輸送・通関等の手配
• 出荷・納入管理など

海外への輸出入に関する事務処理を行うため、煩雑な事務手続きが発生します。そのため、英語力はもちろん、貿易に関する知識が求められます。資格でいうと貿易実務検定や通関士試験、日商ビジネス英語を取得している人が望ましいでしょう。

その他の事務

その他、派遣を活用できる事務職には次のようなものがあります。

• 医療事務
• 学校事務
• 総務事務
• 財務事務

病院やクリニックで受け付けや電話応対、医師の補助を行う医療事務や、入学など学生に関する事務処理や奨学金の手続きを行う学校事務など、さまざまな分野の事務職を募集できます。

事務職を派遣で受け入れるのがおすすめのケース

次のケースでは事務職を派遣で受け入れるのがおすすめです。

• 採用コストを抑えたい場合
• 即戦力を採用したい場合
• 短期間の採用を考えている場合

採用コストを抑えたい場合

正社員など、企業で直接雇用する場合、自社で採用活動を行う必要があり、採用が決まるまでに時間とコストがかかります。昨今は人材不足であるため、採用活動は熾烈な戦いです。そのため、時間とコストをかけた割に欲しい人材が応募してくれなかったということは往々にして発生します。

その点、人材派遣を利用すれば、派遣会社に登録している人材のなかから自社に最適な人を紹介してもらえます。採用は派遣会社が行うので、採用コストと時間の削減が可能です。

即戦力を採用したい場合

人材派遣会社に登録している人材のなかには、すでに複数社で社会経験を積んでいる人もいます。そのため、即戦力を採用できる確率が高い傾向にあります。また、研修制度が整っている派遣会社を利用すれば、即戦力の大量採用も可能。教育コストの削減にも繋がります。

短期間の採用を考えている場合

人材派遣を利用する最大のメリットは雇用期間が定まっている点です。最短31日から採用できるため、急な退職者が出た、通常期は人手が足りているけど繁忙期になると人員不足、産休・育休で新しい人を入れるに入れられないといった場合でも対応可能。人員不足や繁忙期が終わる時期に契約満了を迎えるようにしておけば、人員過多で人件費が無駄に嵩むことも防げます。

ただし、最適な人材がすぐに見つかるとは限りません。緊急時に備えておくためにも、普段から派遣会社と密に連絡をとり、どのような人材が在籍しているか、把握に努めることが大切です。

人材派遣で事務職を受け入れる流れ

人材派遣で事務職を受け入れる際は次のフローを辿ります。

1. 派遣会社の選定
2. 業務内容・希望条件などの打ち合わせ
3. 労働者派遣契約を結ぶ
4. 派遣社員の紹介
5. 就業開始

自社にとって最適な人材を派遣してもらえなければ意味がないので、業務内容（就業時間、残業の有無など）や希望条件（資格の有無、勤務経験の有無など）は細かく伝えるようにしましょう。最適な人材を派遣してもらえるかは、派遣会社の質にもよるため、派遣会社選びは重要なポイントになってきます。派遣会社の選び方については「【企業向け】大手人材派遣会社を徹底比較！仕組みや選び方も解説」で詳しく解説しているので、あわせてご確認ください。

すぐに人材が見つかるようにする求人のポイント

事務職は人気が高いので比較的人材が見つかりやすい傾向にあります。しかし、人材派遣では登録人材（求職者）に求人を紹介して、興味を持ってもらえたら面談に進みます。これは裏を返せば、興味を持ってもらえない場合は、いつまでたっても人材が見つからず、採用に時間がかかることを意味します。

なかなかマッチする人材が見つからない場合は、募集内容を工夫してみましょう。たとえば「アットホームな職場」や「高時給」など、求職者が安心して応募できる文言を入れたり、職場の雰囲気を伝えるために写真を掲載したりするのもおすすめです。求人票は派遣会社が作成するので、どういった内容にするかを営業担当者と相談してみましょう。

まとめ

人材派遣でも多種多様な事務職の求人が出ています。数ある職業のなかでも事務職は人気が高いので、すぐに人材が見つかる可能性は高いでしょう。ただし、貿易事務や金融事務、経理事務など専門的な知識が必要な事務の場合は、思ったように人材が見つからないケースもあります。人材探しに苦労する場合は、できるだけ多くの人材が登録している派遣会社を利用してみることをおすすめします。母数が多くなれば、最適な人材が見つかる可能性が上がるでしょう。

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