人材派遣で受け入れできる事務職の種類

人材派遣では次のような種類の事務職を受け入れられます。

• 一般事務
• 人事事務
• 営業事務
• 経理事務
• 金融事務
• 英文事務
• 貿易事務
• その他の事務

それぞれ任せられる業務内容や人材が持っていると望ましい資格・スキルが違うので、次項から詳しく解説します。

一般事務

一般事務では次のような仕事を任せられます。

• データ入力
• 資料作成
• 書類管理
• 電話・来客応対

専門性は高くないので、それほど高いスキルや知識を持っている必要はありません。持っていると望ましい資格・スキルは、パソコンの基本操作やMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）などです。

人事事務

人事に関する事務作業をおこなう人事事務では、次のような業務を任せられます。

• 採用試験に関する手続き
• 社員研修の準備
• 人事異動・転勤に関する書類の作成・手続き
• 社員の入社・退社に関する書類の作成・手続き

ルールに基づいた業務が多いので、単純作業が得意な人に向いています。持っていると望ましい資格・スキルは一般事務と同じくパソコンの基本操作やMOSなどです。

営業事務

営業職を事務作業でサポートする営業事務では次のような仕事を任せられます。

• 発注書・請求書の作成・管理
• 商品在庫の管理
• 営業職のサポート

営業職をサポートする社内業務と、顧客向けの社外業務があるため、コミュニケーション能力や臨機応変に対応できる人が望ましいでしょう。必須の資格・スキルはありませんが、パソコンの基本操作やMOSを取得している人であれば、スムーズに業務を遂行してもらえるはずです。

経理事務

経理を専門とする経理事務では、次のような業務を依頼できます。

• 売上管理・伝票仕分
• 出入金管理
• 帳簿作成
• 月次・年次決算業務

企業のお金を管理するため、簿記は必須です。更に経済学や会計学の知識があるとなお良いでしょう。パソコン作業がメインになるため、パソコンの基本操作やMOSを取得しているかどうかもチェックしておきたいところです。

金融事務

金融事務は、銀行や証券会社などの金融機関で、金融業務関連の事務作業を任せられます。金融機関によって業務内容が変わるため一概にはいえませんが、たとえば銀行であれば入出金や送金、口座の開設・解約申請などの窓口対応業務を依頼できます。

お客さまに金融商品の説明をする場面も出てくるため、コミュニケーション能力はほしいところです。また、お金にまつわる計算に間違いがあってはいけないので、情報処理能力も欠かせません。必要な資格・スキでは外務員資格、一般課程試験、金融窓口サービス技能士、FP技能検定などがあります。

英文事務

英語を使用した事務全般を指す英文事務では、次のような業務を依頼できます。

• 海外の会社との電話・メール対応
• 英文の資料作成
• 翻訳・通訳業務
• 英文での見積書・納品書・請求書の作成

英文事務ではビジネス用語などの専門用語が飛び交うため、留学経験がある人やTOEIC600点以上を取得したことがあるなど、英語力に長けている人が最適です。

貿易事務

貿易に関する事務を担当する貿易事務のおもな仕事は次のとおりです。

• 貿易書類の作成・確認
• 出荷・輸送・通関等の手配
• 出荷・納入管理など

海外への輸出入に関する事務処理をおこなうため、煩雑な事務手続きが発生します。そのため、英語力はもちろん、貿易に関する知識が求められます。資格でいうと貿易実務検定や通関士試験、日商ビジネス英語を取得している人が望ましいでしょう。

その他の事務

その他、派遣を活用できる事務職には次のようなものがあります。

• 医療事務
• 学校事務
• 総務事務
• 財務事務

病院やクリニックで受け付けや電話応対、医師の補助をおこなう医療事務や、入学など学生に関する事務処理や奨学金の手続きをおこなう学校事務など、さまざまな分野の事務職を募集できます。

事務職の派遣依頼にかかる費用相場

厚生労働省の「令和3年度 労働派遣事業報告書の集計結果」によると、事務職の平均派遣料金は以下のとおりです。

また、派遣料金の内訳は以下のとおりです。地域や派遣会社によっても異なりますが、派遣料金の約7割が派遣社員の給与に相当します。

参照：厚生労働省｜令和3年度 労働派遣事業報告書の集計結果

派遣会社に払う金額の相場に関しては、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
「【職種別】派遣会社に払う金額の相場は？内訳や影響する要素について解説」

事務職を派遣会社に依頼するメリット

事務職を派遣会社に依頼することには、次のメリットがあります。

• 採用コストを削減できる
• 短時間で優良な人材を確保できる
• 必要な期間だけ契約できる

それぞれのメリットについて見ていきましょう。

採用コストを削減できる

派遣会社に依頼すると派遣料金が発生します。その分、人件費が増えてコストが高くなると感じるかもしれません。

しかし、求人広告の費用、説明会や採用面接を実施する費用などが不要になるため、総合的にみると採用コストを削減することが可能です。また、社内で採用活動を実施しないことで、担当者の労力や時間をほかの業務にあてられます。

派遣社員の社会保険は派遣会社が負担する点も、コスト削減につながります。採用コストをおさえて事務職スタッフを雇用したいときも、派遣会社の利用を検討してみましょう。

短時間で優良な人材を確保できる

新しい社員を雇用する場合、なるべく経験が豊富でスキルが高い優秀な人材を選びたいと考えるのではないでしょうか。派遣会社を利用すれば、優秀な人材を短期間で見つけられます。

派遣会社には、すでに多くの人材が登録されています。求める経歴やスキルを派遣会社に伝えれば、条件に合う人材をすぐに紹介してもらうことが可能です。

必要な期間だけ契約できる

派遣契約では、必要な期間だけ人材派遣を依頼できます。繁忙期に限定して契約をしたり、社員が産休や育休に入って戻ってくるまでの間に限定して派遣社員を依頼したりすることも可能です。

一方、正社員として雇用する場合は、会社の都合で勤務期間を限定することはできません。特定の期間のみ、スタッフを増やしたいときにも派遣会社に相談してみてはいかがでしょうか。

事務職を派遣会社に依頼するデメリット

事務職を派遣会社に依頼するデメリットとしては、次の2点があげられます。

• 派遣料金がかかる
• 契約範囲外の業務は依頼できない

それぞれのデメリットについて解説します。

派遣料金がかかる

派遣を依頼する際には、派遣費用が発生します。たとえば、一般事務従事者の平均派遣賃金は11,435円ですが、派遣会社に支払う平均料金は16,828円です。つまり、自社でアルバイトとして雇えば人件費は11,400円ほどで済むところ、派遣会社に頼む場合なら17,000円ほどかかってしまいます。

メリットで述べたように、派遣社員を雇うことで採用コストをおさえられるのは事実です。しかし、派遣会社への手数料も含めた派遣料金は派遣社員を雇用する限りかかり続けるため、雇用期間が長引くと、節約できた採用コストよりも手数料が上回る可能性があります。

契約範囲外の業務は依頼できない

派遣社員に対しては、契約外の業務を依頼することはできません。派遣社員がおこなう業務は、派遣元と派遣先の企業間で交わされる派遣契約書に記載されており、派遣先の企業が契約書に記載のない業務を派遣社員におこなわせることは法律違反です。

派遣社員に依頼する業務が追加で発生したときは、派遣元の企業に依頼して、派遣契約書の内容を変更しなければなりません。社員に臨機応変かつ柔軟な対応を期待するならば、派遣社員ではなく自社の社員として雇用しましょう。

事務職を派遣で受け入れるのがおすすめのケース

次のケースでは事務職を派遣で受け入れるのがおすすめです。

• 採用コストをおさえたい場合
• 即戦力を採用したい場合
• 短期間の採用を考えている場合

採用コストをおさえたい場合

正社員など、企業で直接雇用する場合、自社で採用活動をおこなう必要があり、採用が決まるまでに時間とコストがかかります。昨今は人材不足であるため、採用活動は熾烈な戦いです。そのため、時間とコストをかけた割に欲しい人材が応募してくれなかったということは往々にして発生します。

その点、人材派遣を利用すれば、派遣会社に登録している人材の中から自社に最適な人を紹介してもらえます。採用は派遣会社がおこなうので、採用コストと時間の削減が可能です。

即戦力を採用したい場合

人材派遣会社に登録している人材のなかには、すでに複数社で社会経験を積んでいる人もいます。そのため、即戦力を採用できる確率が高い傾向にあります。また、研修制度が整っている派遣会社を利用すれば、即戦力の大量採用も可能。教育コストの削減にも繋がります。

短期間の採用を考えている場合

人材派遣を利用する最大のメリットは雇用期間が定まっている点です。最短31日から採用できるため、急な退職者が出た、通常期は人手が足りているけど繁忙期になると人員不足、産休・育休で新しい人を入れるに入れられないといった場合でも対応可能。人員不足や繁忙期が終わる時期に契約満了を迎えるようにしておけば、人員過多で人件費が無駄に嵩むことも防げます。

ただし、最適な人材がすぐに見つかるとは限りません。緊急時に備えておくためにも、普段から派遣会社と密に連絡をとり、どのような人材が在籍しているか、把握に努めることが大切です。

人材派遣で事務職を受け入れる流れ

人材派遣で事務職を受け入れる際は次のフローを辿ります。

1. 派遣会社の選定
2. 業務内容・希望条件などの打ち合わせ
3. 労働者派遣契約を結ぶ
4. 派遣社員の紹介
5. 就業開始

自社にとって最適な人材を派遣してもらえなければ意味がないので、業務内容(就業時間、残業の有無など)や希望条件(資格の有無、勤務経験の有無など)は細かく伝えるようにしましょう。最適な人材を派遣してもらえるかは、派遣会社の質にもよるため、派遣会社選びは重要なポイントになってきます。派遣会社の選び方については下記で詳しく解説しているので、あわせてご確認ください。
「【企業向け】大手人材派遣会社を徹底比較！仕組みや選び方も解説」

また、派遣社員を受け入れるまでの流れに関して詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
「企業が派遣社員を募集してから採用するまでの流れと注意点を解説」

すぐに人材が見つかるようにする求人のポイント

事務職は人気が高いので比較的人材が見つかりやすい傾向にあります。しかし、人材派遣では登録人材（求職者）に求人を紹介して、興味を持ってもらえたら面談に進む流れです。これは裏を返せば、興味を持ってもらえない場合は、いつまでたっても人材が見つからず、採用に時間がかかることを意味します。

なかなかマッチする人材が見つからない場合は、募集内容を工夫してみましょう。たとえば求職者が安心して応募できる文言を入れたり、職場の雰囲気を伝えるために写真を掲載したりするのもおすすめです。求人票は派遣会社が作成するので、どういった内容にするかを営業担当者と相談してみましょう。

まとめ

人材派遣でも多種多様な事務職の求人が出ています。数ある職業の中でも事務職は人気が高いので、すぐに人材が見つかる可能性は高いでしょう。ただし、貿易事務や金融事務、経理事務など専門的な知識が必要な事務の場合は、思ったように人材が見つからないケースもあります。人材探しに苦労する場合は、できるだけ多くの人材が登録している派遣会社を利用してみることをおすすめします。数が多くなれば、最適な人材が見つかる可能性が上がるでしょう。

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